Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

Bab 3
Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

3.1 ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dan organisasi sling mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis. Pada saat yang sama, organisasi harus menyadari dan memahami pengaruh sistem informasi tehadap organisasi untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi baru tersebut.

Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi bersifat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor, termasuk struktur organisasi, proses bisnis, politik, budaya, lingkungan, dan keputusan manajemen.

Apakah yang dimaksud dengan organisasi?

Organisasi adalah struktur sosial formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memproses mereka untuk dapat menghasilkan output.  Sebuah organisasi sifatnya lebih stabil dan merupakan badan hukum formal dengan aturan dan prosedur internal yang harus sesuai hukum, Organisasi juga merupakan struktur sosial karena mereka adalah kumpulan elemen-elemen sosial.

Fitur Organisasi
Fitur-fitur dari organisasi adalah rutinitas dan proses bisnis mereka, budaya organisasi, politik organisasi, lingkungan, struktur, tujuan, konstituen, dan gaya kepemimpinan. Semua fitur ini mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakan oleh organisasi.

A. Rutinitas dan Proses Bisnis

Semua organisasi, termasuk perusahaan bisnis, menjadi sangat efisien dari waktu ke waktu karena individu di perusahaan mengembangkan rutinitas untuk memproduksi barang dan jasa. Rutinitas -terkadang disebut operasi standar prosedur- adalah aturan yang tepat, prosedur, dan praktik-praktik yang telah dikembangkan untuk mengatasi situasi yang diharapkan. Bagi karyawan yang mempelajari rutinitas ini, mereka akan menjadi sangat produktif dan efisien, serta perusahaan dapat mengurangi biaya dari waktu ke waktu sebagai bentuk peningkatan efisiensi.

 

B. Organisasi

Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda dengan spesialisasi, kekhawatiran, dan perspektif yang berbeda. Akibatnya, mereka secara alami memiliki sudut pandang yang berbeda tentang bagaimana sumber daya, penghargaan, dan hukuman harus diterapkan. Hampir sebagian besar investasi dalam Sistem informasi membawa perubahan signifikan dalam strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi acara bermuatan politis. Manajer yang tahu bagaimana bekerja dengan politik organisasi akan lebih berhasil daripada manajer yang kurang terampil dalam menerapkan sistem informasi baru. 

C. Budaya Organisasi

Budaya organisasi meliputi asumsi tentang produk apa yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana seharusnya menghasilkan mereka, di mana, dan untuk siapa.

D. Lingkungan Organisasi

Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan yang timbal balik. Di satu sisi, organisasi terbuka dan tergantung pada lingkungan sosial dan fisik yang mengelilingi mereka. Tanpa sumber daya keuangan dan manusia organisasi tidak bisa ada. Organisasi harus menanggapi kebutuhan legislatif dan lainnya yang dikenakan oleh pemerintah, serta tindakan dari pelanggan dan pesaing. Di sisi lain, organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya. 

Sistem informasi adalah instrumen kunci untuk pemindaian lingkungan, membantu manajer mengidentifikasi perubahan eksternal yang mungkin memerlukan respon organisasi. Lingkungan umumnya berubah jauh lebih cepat daripada organisasi. Teknologi baru, produk baru, dan perubahan selera masyarakat dan nilai (banyak yang menghasilkan peraturan pemerintah yang baru) menempatkan peluang pada setiap budaya organisasi, politik, dan orang-orang. Sebagian besar organisasi tidak dapat beradaptasi dengan lingkungan yang cepat berubah. Nilai-nilai budaya Inersia dibangun ke dalam prosedur operasi standar organisasi, konflik politik diangkat oleh perubahan tatanan yang ada, dan ancaman untuk dipegang menghambat organisasi membuat perubahan yang signifikan.

Teknologi Mengganggu

Kadang-kadang teknologi dan inovasi bisnis yang dihasilkan secara radikal mengubah lanskap bisnis dan lingkungan. Inovasi ini secara longgar tersebut disebut "mengganggu." (Christensen, 2003).

Apa yang membuat teknologi mengganggu?

Dalam beberapa kasus, teknologi mengganggu adalah produk pengganti yang sama atau bahkan lebih baik (sering jauh lebih baik) dari apa pun saat ini diproduksi.

 E. Struktur Organisasi

Terdapat lima jenis dasar struktur organisasi (Mintzberg, 1979)
1. Struktur Wirausaha
2. Mesin birokrasi
3. Divisi birokrasi
4. birokrasi profesional
5. adhokrasi
F. Fitur Organisasi Lainnya

Organisasi memiliki tujuan dan cara yang berbeda untuk mencapai tujuan mereka, dan juga melayani kelompok yang berbeda atau memiliki konstituen.

3.2 BAGAIMANA ORGANISASI SISTEM INFORMASI DAN DAMPAK PERUSAHAAN BISNIS

Dampak Ekonomi

Dari sudut pandang ekonomi, perubahan IT menyebabkan biaya teknologi informasi menurun, hal itu dapat menggantikan tenaga kerja itu juga sebagai pengganti untuk bentuk lain dari modal seperti bangunan dan mesin. IT juga mempengaruhi biaya dan kualitas informasi dan mengubah ekonomi informasi.

Teknologi informasi membantu perusahaan dalam membuat kontrak karena dapat mengurangi biaya transaksi. Sehingga bagi perusahaan membuat kontrak dengan pemasok eksternal lebih berharga daripada menggunakan sumber-sumber internal. Akibatnya, perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan. Teknologi informasi juga dapat mengurangi biaya manajemen internal.

Dampak Organisasi dan perilaku

IT meratakan organisasi

Peneliti perilaku telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen.

Organisasi Pascaindustri

Dalam masyarakat pasca-industri, otoritas bergantung pada pengetahuan dan kompetensi, tidak hanya pada posisi formal. Oleh karena itu, bentuk organisasi merata karena pekerja profesional cenderung self-managing, dan pengambilan keputusan menjadi lebih terdesentralisasi karena pengetahuan dan informasi menjadi lebih merata di seluruh perusahaan (Drucker, 1988)

Memahami Daya Tahan Organisasi untuk Memiliki Kesempatan

Ada beberapa cara untuk memvisualisasikan daya tahan organisasi. Penelitian pada resistensi organisasi untuk inovasi menunjukkan bahwa ada empat faktor yang terpenting, yaitu:

1  .      Sifat inovasi TI

2  .      Struktur organisasi

3  .      Budaya orang dalam organisasi

4  .      Tugas dipengaruhi oleh inovasi.

Karena ketahanan organisasi terhadap perubahan begitu kuat, banyak investasi teknologi informasi menggelepar dan tidak meningkatkan produktivitas.

Internet dan Organisasi

Internet memiliki dampak penting terhadap hubungan antara perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan berpengaruh pada organisasi dalam proses bisnis perusahaan. Internet dapat meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Bisnis dengan cepat membangun kembali beberapa proses bisnis mereka berdasarkan teknologi internet dan membuat teknologi ini menjadi komponen kunci dari infrastruktur IT mereka.

 
Implikasi Untuk Desain Dan Pemahaman Sistem Informasi

Faktor utama yang harus dipertimbangkan oleh orhanisasi ketika merencanakan sebuah sistem baru adalah sebagai berikut:
• Fungsi dari lingkungan di mana organisasi berada.
• Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis.
• Budaya dan politik organisasi itu.
• Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan.
• Kelompok kepentingan yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap pekerja yang akan menggunakan sistem.
• Jenis-jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang didasarkan karena sistem informasi dirancang untuk membantu.

3.3 MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENCAPAI KEUNGGULAN KOMPETITIF

Perusahaan yang "lebih baik" daripada yang lain dikatakan memiliki keunggulan kompetitif atas orang lain yaitu mereka juga memiliki akses ke sumber daya khusus sedangkan yang lain tidak, atau mereka dapat menggunakan sumber daya yang umumnya tersedia secara lebih efisien -biasanya karena pengetahuan dan informasi aset yang lebih unggul. -Dalam hal apapun, mereka melakukannya lebih baik termasuk dalam hal pertumbuhan pendapatan, profitabilitas, atau pertumbuhan produktivitas (efisiensi).

Model Kekuatan Kompetitif Porter

Model ini memberikan pandangan umum dari perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan perusahaan. Dalam model ini, terdapat lima kekuatan kompetitif yang membentuk nasib perusahaan.
1. Pesaing Tradisional
Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan pesaing lainnya.
2. Pemain Baru
Dalam perekonomian bebas dengan tenaga kerja dan sumber daya keuangan yang dimiliki perusahaan baru selalu memasuki pasar.
3. Produk dan jasa Pengganti
Ada pengganti yang pelanggan anda mungkin gunakan jika harga produk anda terlalu tinggi. Kekuatan pelanggan tumbuh jika mereka dengan mudah beralih ke produk dan layanan pesaing, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing pada harga di pasar yang transparan di mana ada sedikit diferensiasi produk, dan seluruh harga diketahui langsung (seperti di internet).
4. Pemasok
Pemasok dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap laba perusahaan, terutama ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat mungkin seperti pemasok. Pemasok memiliki kontrol yang lebih besar terhadap perusahaan.

Strategi Sistem Informasi Untuk Menangani Kekuatan Kompetitif

Ada empat strategi generik, yang sering menggunakan teknologi informasi dan sistem: kepemimpinan biaya rendah, diferensiasi produk, fokus pada ceruk pasar, dan memperkuat kedekatan dengan pelanggan dan pemasok.

a  .       Kepemimpinan biaya rendah
Menggunakan sistem informasi untuk mencapai biaya operasional terendah dan harga terendah. Contoh adalah Walmart.

b   .      Diferensiasi produk
Menggunakan sistem informasi untuk memungkinkan produk dan layanan baru, atau mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan layanan yang ada. Misalnya adalah Google.

c  .       Fokus pada ceruk pasar
Menggunakan sistem informasi untuk fokus pada pasar tertentu, dan melayani target pasar yang sempit. Sistem informasi mendukung strategi ini dengan memproduksi dan menganalisis data untuk penjualan tersetel dan teknik pemasaran. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pola belanja konsumen, selera, dan preferensi sehingga mereka lebih efisien dalam mengunakan iklan dan kampanye pemasaran untuk target pasar yang lebih kecil. Sebagai contoh adalah Hotel Hilton 'OnQ

d  .      Penguatan kedekatan dengan pelanggan dan pemasok.
Menggunakan sistem informasi untuk memperketat hubungan dengan pemasok dan membangun kedekatan dengan pelanggan. Hubungan yang kuat dengan pelanggan dan pemasok meningkatkan biaya beralih (biaya beralih dari satu produk ke produk pesaing), dan loyalitas kepada perusahaan Anda.

Internet Berdampak Pada Keunggulan Kompetitif

Teknologi internet didasarkan pada standar universal dimana setiap perusahaan dapat menggunakannya, sehingga mudah bagi saingan mereka untuk bersaing pada tingkat harga saja dan bagi pesaing baru untuk memasuki pasar. Karena informasi tersedia untuk semua orang, Internet menimbulkan daya tawar pelanggan yang dapat dengan cepat menemukan penyedia biaya terendah melalui Web.  

MODEL RANTAI NILAI BISNIS

Model rantai nilai menyoroti kegiatan khusus dalam bisnis di mana strategi kompetitif terbaik dapat diterapkan (Porter, 1985) dan di mana sistem informasi yang paling mungkin memiliki dampak strategis. Model ini mengidentifikasi secara spesifik, dan kritis di mana perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi yang paling efektif untuk meningkatkan posisi kompetitif. Model rantai nilai memandang perusahaan sebagai rangkaian atau rantai kegiatan dasar yang menambah margin nilai produk atau jasa perusahaan. Kegiatan ini dapat dikategorikan sebagai kegiatan utama atau kegiatan pendukung.

Kegiatan Utama : Kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan distribusi produk perusahaan dan jasa, yang menciptakan nilai bagi pelanggan, termasuk logistik yang masuk, operasi, logistik yang keluar, penjualan dan pemasaran, dan layanan.

 
Kegiatan Pendukung : Membuat pengiriman kegiatan utama menjadi mungkin dan terdiri dari infrastruktur organisasi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (merekrut karyawan, mempekerjakan, dan pelatihan), teknologi (meningkatkan produk dan proses produksi), dan pengadaan (pembelian input).

SINERGI, KOMPETENSI INTI, DAN STRATEGI BERBASIS JARINGAN

Seringkali, perusahaan secara finansial merupakan kumpulan Strategi Bisnis Unit (SBU) yang secara langsung terkait dengan kinerja perusahaan, sistem informasi dapat meningkatkan kinerja unit usaha ini dengan cara mempromosikan sinergi dan kompetensi inti.

Sinergi

Sinergi adalah bahwa ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai input untuk unit lain, hal ini menciptakan hubungan biaya yang lebih rendah dan menghasilkan keuntungan.

Meningkatkan Kompetensi Inti

Sebuah kompetensi inti adalah kegiatan untuk menciptakan perusahaan pemimpin kelas dunia. Setiap sistem informasi mendorong berbagi pengetahuan di seluruh unit bisnis sehingga dapat meningkatkan kompetensi. Sistem tersebut akan mendorong atau meningkatkan kompetensi yang ada untuk pasar terkait

Strategi Berbasis Jaringan
Strategi berbasis jaringan terbagi menjadi:

-        Penggunaan ekonomi jaringan

-        Model perusahaan virtual

-        Ekosistem bisnis.

SOAL

     1. Telah dikatakan bahwa tidak ada hal seperti strategi keuntungan berkelanjutan. apakah Anda setuju? mengapa atau mengapa tidak?
Jawab:

Tidak setuju, karena salah satu tujuan dari perusahaan adalah sustainable (berkelanjutan). Perusahaan tidak didirikan untuk waktu yang singkat, untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan harus memikirkan strategi agar perusahaannya dapat terus bertahan. Hal ini dapat dilakukan dengan inovasi produk dan pelayanan, serta peningkatan kualitas dan penurunan harga.

     2. Telah dikatakan bahwa keuntungan yang dimiliki pengecer terdepan seperti Dell dan Walmart lebih dari kompetisi mereka bukanlah teknologi; itu manajemen mereka. apakah Anda setuju? Mengapa atau mengapa tidak?

Jawab:

Tidak setuju, karena pada era globalisasi seperti ini, teknologi sangat diperlukan untuk mempertahankan dan mengembang bisnis yang ada. Walmart menggunakan strategi kepemimpinan biaya rendah. Strategi dilakukan dengan pemeliharaan harga rendah dan rak diisi dengan baik menggunakan sistem pengisian persediaan. Sistem pengisian mengirimkan pesanan untuk barang dagangan baru kepada pemasok secepat pelanggan membayar pembelian mereka dikasir. Terminal point-of-sale mencatat kode bar dari setiap item melewati kasir dan mengirimkan transaksi pembelian langsung ke komputer pusat di kantor pusat Walmart. Komputer mengumpulkan pesanan dari dari semua toko Walmart dan mengirimkan ke pemasok. Pemasok juga dapat mengakses penjualan walmart dan persediaan menggunakan teknologi. Karena pengisian persedian dilakukan terus menerus, Walmart tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk menjaga persedian barang besar di gudang sendiri. Dengan demikian, teknologi dapat dikatakan sebagai salah satu kunci dalam mencapai keunggulan Walmart.

3. Apakah ada masalah yang harus dipertimbangkan dalam menentukan apakah Internet akan memberikan bisnis Anda dengan keunggulan kompetitif?

Jawab:

Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan yaitu, melalui internet, informasi tersedia bagi semua orang sehingga memungkin bagi pesaing untuk bersaing dalam produk dan jasa pengganti dengan menawarkan tingkat harga yang lebih rendah, dan memungkinkan pendatang baru untuk memasuki marketspace,sehingga menambah persaingan antara pesaing yang ada.